Comment trouver des commanditaires pour vos événements virtuels

Lorsque vous réfléchissez à savoir si vous reportez, annulez ou transformez votre congrès en événement virtuel, la question de collaborer avec des commanditaires peut s’avérer une excellente stratégie pour dynamiser votre contenu, augmenter votre taux de participation et être un vecteur intéressant du point de vue de la viabilité temporelle de votre événement.

L’organisation d’événements professionnels et la vente de commandite sont certes des tâches ardues. En revanche, si l’on se place du point de vue de l’annonceur, vous, en tant qu’association, avez accès à une clientèle hautement prisée (vos membres) pour l’entreprise qui souhaite s’adresser à un public niche réuni au même endroit, au même moment et qui ont des intérêts communs. Toute entreprise, à condition d’obtenir une visibilité adéquate en fonction du montant commandité, voit d’un oeil très positif le fait de commanditer un événement pour pouvoir générer des prospects qualifiés pour son entreprise. C’est l’une des stratégies utilisées en marketing et pour laquelle les budgets des commandites sont établis habituellement 2 mois avant la fin de leur année fiscale.

1. Penser à des éléments de visibilité intéressants et allouer le temps nécessaire pour tous les partenaires commanditaires.
2. Dresser une liste d’entreprises ayant des affinités avec votre secteur d’activité ou de commanditaires antérieurs.
3. Visiter les événements similaires pour connaître les commanditaires déjà qualifiés pour ce type de commandite ou de visibilité.
4. Préparer un programme de commandite attrayant (lister les opportunités, les tarifier, les décliner).
5. Faire des recherches pour trouver le bon contact à joindre pour chacune des entreprises listées.
6. Planifier des communications pour joindre cette personne et les relances inhérentes.
7. Proposer le programme de partenariat.
8. Vérifier la conformité du matériel publicitaire et effectuer les suivis.
9. S’assurer que les visibilités ont été mises en place en conformité avec le plan de commandite et le contrat de commandite.
10. Assurer le bon déroulement de la commandite sur place (lors de l’événement ou en webdiffusion).
11. Effectuer un sondage d’appréciation
12. Mettre en place les améliorations proposées lors de votre prochain événement.

Lors de vos événements, pourquoi ne pas profiter vous aussi des contenus à fort potentiel éducationnel réfléchis et élaborés par vos partenaires commanditaires? Ils pourraient commanditer votre dîner-conférence ou votre webinaire en proposant des stratégies objectives visant à bonifier la thématique de votre événement! De plus, les commanditaires ont souvent des contenus réfléchis, bien présentés et déjà prêts à être déployés à vos participants dans le format souhaité. J’ajouterais qu’il y a également certaines entreprises qui se perfectionnent tant au niveau du contenant que du contenu, c’est-à-dire qu’ils peuvent également dynamiser vos événements en proposant des contenants plus innovants et expérientiels, générant une forme plus attrayante et mémorable du contenu ainsi proposé.

Le fait de collaborer avec des partenaires commanditaires pertinents et impliqués peut favoriser, voire augmenter votre taux de participation à votre événement. Comment? Lorsque des commanditaires sont présents lors d’un événement, il arrive très souvent qu’ils en fassent mention sur les réseaux sociaux, partagent les communications liées à votre événement sur les médias sociaux en précisant qu’ils sont commanditaires ou qu’ils invitent leur communauté à se présenter à votre événement puisqu’ils seront présents à tel kiosque ou qu’ils seront conférenciers à tel sujet lors de votre webinaire par exemple. Il ne faut pas négliger la contribution importante qu’ils peuvent apporter en multipliant vos points de contact avec vos participants. De plus, générer un enthousiasme à un événement grâce à un kiosque innovant ou expérientiel ou grâce à une conférence intrigante peut facilement motiver des participants à venir vivre cette expérience et faire en sorte qu’ils soient présents, autrement ils ne se seraient pas présentés en personne ou virtuellement à votre événement, congrès ou formation.

Un événement, c’est par définition éphémère. Il y a toutefois la possibilité d’augmenter sa durée de vie. Voici 3 méthodes pour laisser une empreinte durable de votre événement dans votre communauté.

1. Transformez votre événement en événement virtuel! Grâce à une plateforme bien articulée techniquement, vous serez en mesure de créer un événement percutant pour vos membres ou vos participants. De plus, vous pourrez intégrer des partenaires commanditaires à votre événement virtuel qui pourront à leur tour rediffuser votre événement ou certaines sections pour en faire la promotion pour eux-mêmes. Vous multipliez donc vos points de contact, bénéficiez de leur auditoire et rendez votre événement disponible pour une rediffusion en différé si les participants n’ont pu y assister lors de la journée prévue.

2. Faites une vidéo des moments-clés de votre événement incluant des participants ou des commanditaires pouvant influencer la notoriété de votre événement.

3. Webdiffusez votre événement en direct et enregistrez-le afin de conserver les sections des commanditaires pouvant être rediffusées ultérieurement ou conservées en format de vidéo promotionnelle.

En résumé, collaborer avec des commanditaires peut enrichir vos événements, la valeur perçue de votre association auprès de vos membres ou de votre communauté et ainsi générer des revenus supplémentaires pour vous permettre de poursuivre et donner vie aux projets qui vous tiennent à cœur.

Pour obtenir un coup de main dans votre recherche de commanditaires ou pour générer des programmes de partenariat à la hauteur de vos aspirations, pour un événement virtuel ou non, n’hésitez pas à faire appel à nos experts en commandite! Pour obtenir nos coordonnées, cliquez ici.

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